欢迎访问广州萝岗律师网,我们将竭诚为您服务!

首页 | 在线咨询 | 联系我们

广州谢世荣律师电话:

180-2630-8423

合同全流程管理的框架和精髓

来源:[!--befrom--] 作者:[!--writer--] 时间:2018-07-12 20:29:56

  合同管理是企业重要的管理活动,要做好合同管理工作,首先需要建立全面合理的合同管理制度和流程。
  一、合同管理制度
  在合同管理职责分工方面,需要通过制度明确横向各部门的合同管理职责,以及纵向不同层级人员的合同审核重点,以确保各部门及各层级人员管理职责清晰,无交叉和遗漏。大部分企业都会将合同的归口管理职责设在法律部,由法律部负责制定和完善公司合同管理的相关制度和流程,参与重大合同可行性研究、招投标、商务谈判,并致力于推动合同全过程管理,建立和完善合同履行监控机制,提出合同管理信息化需求,推进公司合同管理电子化,形成合同闭环管理。
  各个企业可以根据实际情况搭建合同管理制度体系,具体而言,包括合同的基础制度、特殊类型合同的管理制度和专项合同管理制度。制度体系的层级和制度的数量取决于企业自身的合同数量、类型是否繁多,以及企业对合同管理的具体需求。
  二、合同管理流程
  合同管理流程大体分为串行审批和并行审批两种,前者是指合同承办部门、审查部门、公司领导按照串行的方式审批合同,任何一个审查环节结束,下一个审查环节才能开始;后者是指各审查部门以并行的方式同时对一个合同进行审查,在各审查部门对合同均同意签署的情况下,再由公司领导对合同进行最后的审批,任何一个审查部门对合同内容有修改意见,合同都将被退回到承办部门修改,完善后重新提交审批。从审查效率的角度比较两种审查方式,在合同起草质量较高、合同退回几率较小的情况下,并行审批的效率更高。除了常规流程以外,企业还可以设置合同预审流程和批量审批流程等特殊的审批流程,以作为普通流程的补充。
  剖析合同流程,我们会发现每一个合同都需要经历合同准备、起草、审核、签订、履行、归档的全过程,下面从四个环节做简要展开:
  1
  合同准备
  合同准备阶段的第一个重点内容是选择合格的供应商。我们的做法是,在实体方面制定下发《合同主体资质审查标准》,具体分为通用标准和分类标准两部分,不仅对各部门在供应商资质审查方面的管理职责做了明确划分,还有针对性地规定了各类合同主体应当具备的通用资质和特殊资质,确保合同对方当事人在实体方面满足履行合同的资格条件。
  在形式方面制定《采购实施办法》,对通过每种采购方式确定合作伙伴的程序进行了细化和界定,并在招投标过程中严格执行资格预审,不具备资质条件的先行淘汰;在供应商管理系统中设置了资信分级标记功能,通过标注黑名单或灰名单,禁止或提醒经办人选择该供应商签署合同,确保选择合同对方当事人的程序合法合规。
  合同准备的第二个重点内容是合同示范文本管理。我们的做法是建立合同示范文本制度,每年定期和不定期地对合同范本库中的合同范本进行修订完善,开发合同示范文本审查流程,要求所有职能部门和承办部门都参与对示范文本的会签,确保示范文本的内容满足公司各个方面的管理要求。
  承办人的法律素质是合同准备的第三个重要内容。为了保障员工知法用法,企业需要持续地对所有参与合同管理的员工进行培训。同时,每年对参训人员进行现场考试,考试合格的员工实行持证上岗,获得起草合同的资格;对已经取得合格证书的员工,每年组织复评考试,复评不合格的员工,取消合同起草资格。
  2
  合同审核
  合同审核是合同管理过程中最为重要的一项内容,其目的旨在通过业务部门及职能部门的专业审核,对合同前置的审批流程及约定的条款内容进行全面把关,防范合同风险。为了统一审查标准,企业应当制定详细具体的合同审查标准和规范,细化合同审核的要点,为公司合同审查人员日常审核合同提供统一、规范的标准、依据和指引。为了保证横向各部门和纵向各层级人员的审核职责没有遗漏,法律人员可以充分利用信息化手段,将各部门和各层级人员的审查职责固化到合同管理系统中,通过系统强制审查人确认必审事项已经审核。此外,合同审核时限是承办部门最为关心的,为了保证合同审查效率,法律人员可以在合同管理系统中设置审核时间的提醒功能,对超时、未审结的合同,系统自动设置向审查人以及相关领导发送提醒短信或邮件,以督促审核任务的及时完成。
  3
  合同签订
  合同的签字人理论上应是公司的法定代表人,其他人员在合同上签字,应当取得法定代表人签署的授权委托书。授权的额度一般根据企业的合同数量和合同金额的情况而定,我们的做法是将合同按照合同金额划分为0-50万、50-500万、500-5000万、5000万以上四挡,分别由部门副总经理、部门总经理、公司副总经理和公司总经理签署。授权方式上,我们采取公司领导职务任期内授权、部门领导年度授权和特殊情形一事一授权的授权方式,兼顾了普遍性和特殊性。
  在合同用章方面,传统的盖章方式是使用物理章加盖在合同的签字页上。随着电子签名法的颁布和电子技术的普及,电子印章的使用越来越广泛,对提高用章效率、节约用章成本具有积极价值。近年来,电子印章已广泛适用于政府部门和大型企业的公文和合同。我们自2012年开始使用电子合同专用章,用章时长由每个合同4小时,下降到2分钟,大大提高了用章效率。同时,电子印章系统还有防篡改、防复制和自动控制盖章份数的功能,较好地防范了常见的印章风险。
  4
  合同履行
  合同履行是合同管理过程中最难控制的环节,具有管理人员分散、履行数据不易采集、履行偏差原因复杂等特点。信息化手段是实现合同履行监控的最佳方法,它能够客观、准确、全面地反映合同的履行过程,并通过数字对比,实现必要的统计分析。我们已经在合同履行方面做了一些积极的尝试,目前实现了合同管理系统与供应商管理系统、预算管理系统、报账管理系统、仓储管理系统、项目管理系统和档案管理系统的数据关联,实现了系统间“一点录入、全程共享”。
  此外,我们还通过固化流程的方式,设置了合同在履行中发生变更、补充、终止的专门通道,实现上述合同与原合同的关联。对临近履行期满的合同设置系统自动提醒,便于承办人提前做好谈判和签约的准备。
  合同管理永远在路上,只有符合企业实际,满足管理需要的方式与方法才是最佳的合同管理。